Langlopende dure telefoniecontracten in de zorg: het kan anders!

Iedere keer weer verbaas ik me over de vaste contracten voor telefonie bij zorginstellingen. Ten eerste zijn deze vaak traditioneel met vaste verbindingen (huurlijnen) of met ISDN. Deze verbindingen zijn niet goedkoop en vaak ondergebracht in contracten met een lange looptijd. Ook als zo’n verbinding niet gebruikt wordt, kost hij geld. En… het kan veel slimmer met lagere kosten en meer functionaliteit. Door middel van SIP-lijnen en cloud technologie ontstaat een veel flexibelere oplossing waarbij alleen betaald wordt voor het gebruik van de verbinding en niet meer voor het hebben van de verbinding.

Vast in lopende contracten

Het beheer van telecomcontracten is niet eenvoudig voor zorginstellingen. Ik kom het vaak tegen dat zorginstellingen ongewenst vastzitten in een web van contracten. Soms betreft dit zelfs dubbele contracten. Dan maken telefooncentrales bijvoorbeeld gebruik van huurlijnen terwijl er vanuit afdeling automatisering al lang is geïnvesteerd in digitale verbindingen. Ook komt het voor dat contracten worden afgesloten voor een lange termijn om daarmee kosten te besparen. Dat klinkt goed, maar in de praktijk werkt dat vaak averechts. Techniek verandert snel en de contracten sluiten dan niet meer aan bij de functionele behoefte van de organisatie. Dit laatste kwam ik ook tegen bij Groot Hoogwaak.

Groot Hoogwaak

Groot Hoogwaak is een zorgorganisatie in Noordwijk. Zij leveren diensten op het gebied van wonen, zorg en welzijn. Groot Hoogwaak is bezig met een renovatietraject van de woonlocatie. Tijdens deze renovatie wordt meteen een verbeterslag gemaakt met betrekking tot de zorg ondersteunende domotica (facilitronica). Onderdeel daarvan is de aanpassing van de telefonieomgeving. Om kosten te besparen heb ik een plan gemaakt waarbij de bestaande centrale gehandhaafd blijft, maar waarbij wel wordt overgestapt naar SIP-verbindingen. Een SIP-verbinding is een verbinding waarbij het telefoonverkeer over een datanetwerk loopt. Dit zorgt ervoor dat specifieke (analoge) verbindingen voor telefonie niet meer nodig zijn. Al het verkeer loopt over de datalijnen (internet) die toch al aanwezig zijn. Dat sluit aan op de nieuw benodigde functies voor Groot Hoogwaak en biedt een groot besparingspotentieel.

Uitdaging: contractuele verplichtingen

Echter, Groot Hoogwaak heeft zich contractueel verplicht om voor een periode van vijf jaar een traditonele ISDN lijn af te nemen. Van deze vijf jaar zijn er nog maar twee voorbij. Het uitzitten van het contract houdt in dat Groot Hoogwaak geen gebruik kan maken van de nieuwe functionaliteiten en moet wachten om mee te gaan met de nieuwe mogelijkheden. De huidige telefoonnummers moeten namelijk mee omgezet worden. Dit is alleen mogelijk door het huidige contract af te kopen en dus dubbele kosten te maken. Dat komt neer op ongeveer € 40.000,-. Wat nu…? Dit als een gegeven beschouwen en de kosten voor lief nemen of juist de omzetting met drie jaar uitstellen?

Samenwerking aangaan

Het stuit mij tegen de borst om € 40.000,- te laten verdampen, die nuttig besteed kan worden aan daadwerkelijke zorg (de zogenaamde “handen aan het bed”). Daarom heb ik de stoute schoenen aangetrokken en ben ik in gesprek gegaan met de betrokken partijen: CuraTec als systeem integrator, INTO als telecom enabler en Tele2 als provider. Uitgangspunt was de vraag: “Wat kunnen we nu met elkaar bedenken om dit probleem voor Groot Hoogwaak op te lossen?” Ik heb in deze gesprekken heel duidelijk gevoeld dat het niet werkt als we denken vanuit onze eigen belangen. Als we als partijen alleen aan tafel zitten om appratuur te verkopen, telecomcontracten te verkopen of adviesdiensten te leveren, komen we er niet. De sleutel ligt echt in het samenwerken en zoeken naar het belang van Groot Hoogwaak die op zijn beurt de belangen behartigt van kwetsbare ouderen. Het is mooi om te zien dat er zo een oplossing ontstaat die voor alle partijen werkbaar is en waarbij er extra geld overblijft voor de daadwerkelijke zorg.

Karin Voskamp van Groot Hoogwaak: “Ik ben blij dat we ook andere paden kunnen bewandelen in een wereld waar de financiële crisis nog vers in het geheugen zit en zich weer een nieuwe (handels)crisis aandient. Het is fijn als je met partners samen zoekt naar de oplossing die voor de eindgebruiker, in dit geval de kwetsbare ouderen, van belang is. Even uit je “comfort zone” en niet denken aan ieders eigen belang. De technische ontwikkelingen gaan snel en hier ligt deels een toekomstige oplossing voor de groeiende zorgvraag voor ouderen. Wij hebben van dit proces geleerd dat we geen contracten met een (te) lange looptijd meer afsluiten & onze toekomstige partners blijven uitdagen om uit hun “comfort zone” te stappen.”

Toekomstbestendig resultaat

Binnen de huidige contractduur is het contract omgezet naar een toekomstbestendige vorm. Van de huidige ISDN-lijn is overgestapt naar een SIP-verbinding. Groot Hoogwaak hoeft geen afkoopkosten te betalen. Uiteindelijk hebben alle partijen hier voordeel bij gehaald. Groot Hoogwaak bespaart kosten en is hiermee klaar voor de toekomst. Vaste en mobiele telefonie is met deze SIP-verbindingen volledig geïntegreerd. De exploitatie wordt flexibeler doordat in de nieuwe situatie voor het gebruik in plaats van voor het bezit van de verbindingen wordt betaald. Ook is modulaire uitbreiding van telefonie en bereikbaarheidsdiensten eenvoudig mogelijk.

Wiebe de Boer van CuraTec: “Deze casus staat niet op zichzelf. Wij komen vergelijkbare uitdagingen in elk project tegen. Daarom moet je niet te rigide staan in een ontwerp en als systeem integrator altijd de flexibiliteit hebben om de oplossing rondom dergelijke tegenslagen heen te ontwerpen. Altijd met de klant meedenken. Met wat aanpassingen in de architectuur konden we gebruik maken van de bestaande dienst van Into en kan het contract uitgediend worden waarbij de langetermijndoelstellingen niet in gevaar gebracht worden.”

Hopelijk inspireert dit voorbeeld ook u om uw huidige situatie en (telecom)contract niet als een gegeven te beschouwen, maar verder te kijken en te bouwen aan een toekomstgerichte oplossing!

Afbeelding: Groot Hoogwaak