Comfortabel binnenklimaat tegen lagere expoitatiekosten

Waar de aanschafkosten van installaties en onderdelen de laatste jaren exploderen, zien we dat de prijzen voor onderhoud nagenoeg gelijk blijven. Sterker nog: u bent vaak goedkoper uit als u een prestatiecontract afsluit met uw installatiebedrijf voor preventief en correctief onderhoud en beheer. Mét de garantie dat alle installaties presteren zoals u heeft afgesproken. Aan de hand van een aantal recente projecten neem ik u graag mee in de kansen die prestatiecontracten geven.

Inspanningsverplichting vs prestatiegericht onderhoud en beheer

Of u nu bezitter of gebruiker bent van een kantoorgebouw, school, woningcomplex of zorginstelling, u heeft er baat bij dat de installaties voor warmte, koeling en ventilatie altijd én zo efficiënt mogelijk werken. Bij een contract op basis van inspanningsverplichtingen komt een installatiebedrijf zo’n twee keer per jaar bij u langs voor onderhoud aan de installaties. Bij storingen wordt u gebeld en beslist u elke keer of het onderdeel hersteld of vervangen moet worden. Onduidelijk is of dit onderhoud ook daadwerkelijk bijdraagt aan de prestaties van de installatie.

De afgelopen jaren zie ik dat prestatiecontracten steeds interessanter worden. Bij een contract op basis van inspanningsverplichting is het onduidelijk wat je precies krijgt voor je investering. Bij een prestatiecontract zeg je eigenlijk: ‘ik wil dat mijn installaties voor een comfortabel binnenklimaat zorgen en in de exploitatie goed presteren. Hoe de installateur dit realiseert is zijn expertise en  verantwoordelijkheid’.

Prestatiegericht onderhoud en beheer in het kort:

  • KPI’s (Key Performance Indicator): U bepaalt de minimale eisen en randvoorwaarden. Ook stelt u vast hoe snel storingen verholpen moeten worden. Een voorbeeld van een KPI is het rendement van de installatie; energiekosten vormen namelijk het grootste deel van de exploitatiekosten. Belangrijk is dat KPI’s haalbaar worden gesteld en eenvoudig meetbaar zijn. Hiervoor is het belangrijk dat vooraf de staat van de installaties goed wordt ingeschat, zodat investeringen juist gemaakt worden.
  • Vrijheid voor de installateur: aan de installateur is het vervolgens om een goede prijsinschatting te geven voor het verwachtte onderhoud om de KPI’s te kunnen garanderen. Hoe zij dit doen is niet de zorg van de vastgoedeigenaar of gebruiker, het is de verantwoordelijkheid van de installateur.
  • Rapportages: op gezette momenten ontvangt u rapportages over de staat en prestaties van de installaties. Op basis van deze rapportages kunnen verbetervoorstellen en meerjaren onderhoudsplanningen opgesteld worden.

Prestatiegericht onderhoud en beheer in de praktijk

Afgelopen jaar heb ik voor een overheidsorganisatie de prestaties van de warmtekoudeopslaginstallaties (wko) inzichtelijk gemaakt. Vanuit daar hebben we een minimaal kwaliteitsniveau en prestatie-eisen vastgesteld, rekening houdende met wet- en regelgeving. Daarna hebben we KPI’s vastgesteld, waarin we het verbeteren en verduurzamen van de installaties op langere termijn ook hebben meegenomen. Waar ik had verwacht dat de offertes in de aanbestedingsfase duurder zouden kunnen uitvallen (een installateur neemt tenslotte een risico), bleek dit niet zo te zijn. Omdat installateurs een goed beeld hadden van waar zij aan moesten voldoen, met inzicht in de risico’s en de vrijheid om het zelf in te richten, konden zij een scherpe prijs bieden. Doordat er op gezette tijden wordt gerapporteerd, krijgt mijn opdrachtgever eerder signalen als een installatie onderpresteert. Hierdoor voorkom je bijvoorbeeld hoge energiekosten aan een installatie die onvoldoende rendement oplevert.

Voor een woningcorporatie heb ik zelfs de jaarlijkse onderhoudskosten van € 450.000 kunnen terugbrengen naar € 200.000. We hebben een nieuw onderhoudscontract opgesteld dat zich richt op de essentie van het benodigd onderhoud. Door het elimineren van onnodige inspanningsverplichtingen en afkoop van storingsafhandelingen tot een afgesproken vast bedrag, hebben we deze besparing kunnen realiseren. Doordat mijn opdrachtgever nu op hoofdlijnen geïnformeerd wordt over zaken die voor hem relevant zijn op strategisch en tactisch niveau, hoeft hij zich niet meer bezig te houden met losse facturen en ad hoc vragen van installateurs. Dat scheelt tijd en frustraties voor beide partijen.

Aandachtspunten bij prestatiegerichte onderhoudscontracten

Als ik terugkijk op deze projecten, denk ik dat de grootste kans én valkuil ligt in het stellen van realistische, acceptabele, meetbare KPI’s. En zeker ook niet te veel KPI’s. Anders verzand je in te veel details. Het doel is dat u in hoofdlijnen grip houdt op de prestaties van de installaties. Is het bijvoorbeeld een heel groot probleem als een ketel binnen 24 uur gemaakt wordt in plaats van binnen 4 uur, als er een tweede ketel beschikbaar is? Hartje winter zeker wel, maar in de zomer niet. Waar het namelijk echt om draait, is dat er voldoende warmte wordt geleverd aan het gebouw.

Door te sturen op de risico’s die echt invloed hebben op uw binnenklimaat en daar haalbare prestatieafspraken over vast te leggen, zorgt u voor een stabiel comfortabel klimaat in uw gebouwen tegen lagere exploitatiekosten.